Binnen de organisatie van Gemeente Eindhoven worden veel afspraken gemaakt. Wanneer moet er een visie worden opgeleverd over het parkeren van fietsen in de stad? Hoe gaan we om met hoogbouw en wanneer is de visie van de gemeente hierop gereed? Gemeente Eindhoven had dringend behoefte aan een centraal afsprakensysteem om politici en raadsleden met één integraal informatiesysteem te informeren. Door het in zes weken gerealiseerde afsprakensysteem heeft Gemeente Eindhoven gemaakte afspraken met één druk op de knop inzichtelijk.

Stapels documenten

Gemeente Eindhoven is de vijfde stad van Nederland. Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Wethouders nemen deel in veel vergaderingen, met stapels documenten als resultaat. 2.500 ambtenaren bereiden regelgeving voor, ontwikkelen beleid en voeren uit. Alles onder verantwoordelijkheid van het College van B & W, die daarover weer afspraken maakt met de Raad. De Gemeentesecretaris houdt het overzicht over afspraken, planningen en voortgang. Geconfronteerd met deze ‘information overload’ is overzicht verliezen het grote gevaar. Gemeente Eindhoven experimenteerde zelfstandig met een nieuw informatiesysteem en zocht een IT partner om hiermee samen een grote slag in te maken.

Een frisse wind

Finalist IT Group heeft de Europese aanbesteding gewonnen die Gemeente Eindhoven heeft uitgeschreven. Met dit project en eerdere succesvol afgeronde projecten toont Finalist eens te meer aan dat zij Gemeente Eindhoven kan bedienen in haar software maatwerkbehoeftes. Het gemeentebestuur voert technische innovatie als speerpunt van beleid. Gemeente Eindhoven durft problemen onconventioneel en creatief aan te pakken. Dit project is aan Finalist gegund vanwege een even innovatief als gedurfd voorstel:

'Een ‘Agile’ projectaanpak met volledige flexibiliteit binnen heldere kaders'

De gemeente gaat ‘Agile’

Belangrijk onderdeel van de ‘Agile’ projectaanpak met de Scrum methodiek is de intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en leverancier. Stafleden van de Directie van de gemeente maakten deel uit van het projectteam. Zij werden elke twee weken uitgedaagd om de oplossing aan te scherpen met nieuwe wensen. Het team bouwde vervolgens direct conform deze wensen en ontving hier elke twee weken ook feedback op.

“De gemeentelijke projectmedewerkers en de gebruikers waren positief verrast dat zij tijdens het project hun veranderende wensen ten aanzien van de applicatie nog konden aanpassen.“ - Ad Steenbakkers, Informatiemanager gemeente Eindhoven

De oplossing

Dit intensieve proces leidde tot een applicatie, genaamd ‘PAGE’. Hiermee krijgt de Gemeentesecretaris met één druk op de knop zicht op alle lopende zaken. PAGE rapporteert die ook in het Excel-formaat waaraan iedereen in de organisatie gewend is. Planningen van raads- en commissiedossiers, moties, toezeggingen uit raad en commissies en andere afspraken: het zit er allemaal in! En iedere belanghebbende (raadslid, wethouder, ambtenaar) haalt de voor hem relevante gegevens er eenvoudig zelf uit. Dit bespaart een hoop tijd, vermindert bureaucratie en gunt alle gebruikers de rust: het systeem faciliteert de administratie, de bestuurders kunnen hun volledige aandacht richten op beleidsontwikkeling.

“Ik probeer graag nieuwe dingen uit. En als informatiemanager ben ik ervoor om daarvoor af en toe mijn nek uit te steken. Ik wist dat ik binnen zes weken een applicatie moest opleveren. Een agile projectmethode (Scrum) in combinatie met Ruby technologie is dan heel geschikt. Ik wist dat Finalist deze expertise in huis had.” - Ad Steenbakkers, Informatiemanager gemeente Eindhoven

Intensief en alle moeite waard

Alle betrokkenen van de Gemeente Eindhoven kijken op dit project terug als een intensieve, positieve ervaring. De hoge snelheid vroeg aanzienlijk meer van ze dan eerdere IT trajecten. Maar hun inzet heeft mede geleid tot hoge kwaliteit van PAGE. In het vervolg zal Gemeente Eindhoven deze methode opnieuw inzetten.

Oog voor de gebruiker

Gemeente Eindhoven hechtte het grootste belang aan gebruiksvriendelijkheid. 2500 personen moeten PAGE gemakkelijk dagelijks kunnen gebruiken. Finalist zette juist daarom voor dit doel een Interactie Ontwerper in. Dit leidde tot een eindresultaat met verrassende eenvoud. Een handleiding is niet nodig.

Ad Steenbakkers: “Ik ben tevreden over het tempo waarin het project is gerealiseerd. Maar ook dat de PAGE applicatie is gebouwd binnen het gestelde budget. De klanten zijn zeer tevreden met deze applicatie.”

Lees verder over Ruby on Rails software ontwikkeling