In opdracht van het Nationaal ICT Instituut in de Zorg (NICTIZ) ontwikkelde Finalist IT Group de website www.zorg-capaciteit.nl. Deze webapplicatie heeft als doel de actuele capaciteit van de intensive care bedden in Nederlandse ziekenhuizen inzichtelijk te maken.

Het is nodig dat deze informatie snel toegankelijk is voor de diverse betrokkenen in de hulpverlening bij acute zorg. In deze Whitepaper laat u zien hoe Finalist in samenwerking met NICTIZ de website Zorgcapaciteit heeft gerealiseerd.

Probleemstelling

De Nederlandse ziekenhuizen beschikten al enige tijd over de website www.zorg-capaciteit.nl met een breed draagvlak onder de gebruikers. Professionals in vele ziekenhuizen in Nederland maakten gebruik van de website. Ook waren de meldkamers en ambulancediensten aangesloten. De website was echter als pilot opgezet en niet bedoeld om te worden gebruikt door een grote groep gebruikers. Door het ontbreken van een database waren de analyse- en evaluatiemogelijkheden beperkt. Een ander probleem was het niet structureel belegd zijn van het functionele en technische beheer van de website.

De website werd steeds populairder en met deze aangetoonde gebruikers behoefte kreeg Nictiz de opdracht in korte tijd de website www.zorg-capaciteit.nl om te zetten naar een structurele oplossing voor alle Nederlandse ziekenhuizen.

Finalist heeft volgens NICTIZ een zeer goede vertaling gemaakt van de eisen waaraan de website moest voldoen. Het gebruik van heldere usecases en een prototype vroeg in het projoectheeft geholpen om goed inzicht te geven in het gebruik van de applicatie.

Na het opstellen van een programma van eisen en een uitgebreide leverancier-selectie gaven NICTIZ namens betrokken partijen in de zorg aan Finalist de opdracht de nieuwe website te realiseren. De nieuwe website moest informatie ontsluiten over de actuele beschikbare en opgeschaalde (ongevallen en rampen) beddencapaciteit van ziekenhuizen. Tevens was de opdracht een fundament neer te zetten voor verdere ontwikkeling in lijn met andere zorgtoepassingen volgens vastgestelde standaarden.

De website moest verder aan de volgende eisen voldoen:

• Gebaseerd op open source technologie
• Hoge beschikbaarheid (7*24 uur).
• Snelle responsetijden
• Intuïtief: zonder handleiding snel met het systeem kunnen werken
• Draagvlak voor website bij de betrokken partijen in de zorg.
• Eenvoudig te beheren.
• Audit trail van mutaties in het systeem.

Finalist IT Group is gespecialiseerd in Java technologie en is een van de grootste onafhankelijkeopen source software dienstverlener van Nederland. Finalist is actief betrokken bij diverse open source initiatieven waaronder MMBase en JBoss.

Aanpak

Finalist heeft de website via een iteratieve aanpak in drie maanden gerealiseerd. Hierbij is in de eerste iteratie een interactieontwerp gemaakt waarmee de gebruikersgroep kort na de start van het project de functionaliteit en bruikbaarheid van het systeem kon toetsen. Vervolgens is in drie iteraties de volledige functionaliteit van het systeem opgeleverd. De tussentijdse iteraties bevatte afgeronde functionele componenten die afzonderlijk getest zijn. Het project is ondersteund met de automatische compileer- , test- en installatie processen zoals deze zijn ingericht in de Finalist ontwikkelstraat.

Het was van groot belang het draagvlak in de gebruikersgroep in stand te houden. Via een projectwebsite konden betrokkenen de voortgang van het project raadplegen. Daarnaast stelde Finalist iedere dag een actuele, werkende en geteste versie van de tot dan toe ontwikkelde applicatie op de projectwebsite beschikbaar.

Finalist heeft als hoofdaannemer de website in een complexe omgeving gerealiseerd. Hierbij heeft zij nauw samengewerkt met de gebruikersgroep, de hostingpartij en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen. Aan deze laatste partij en de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra heeft NICTIZ het eigendom van de website applicatie overgedragen.
Op basis van de goede ervaringen tijdens het project heeft de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen met Finalist een supportcontract afgesloten voor het technische en functionele beheer van de website en de eerstelijns helpdesk voor de gebruikers van de website.

Resultaat

Finalist heeft een website opgeleverd waarmee alle ziekenhuizen en meldkamers 112 in een oogopslag inzicht hebben in de landelijke beschikbaarheid van bedden op de Nederlandse Intensive Care afdelingen. Dit maakt een snellere en effectievere (over)plaatsing van patiënten mogelijk, zodat ambulances zich niet tevergeefs melden bij een ziekenhuis waar geen plek beschikbaar is.

De website vereenvoudigt de planning en verminderd de communicatie die in het verleden noodzakelijk was bij het zoeken naar beschikbare capaciteit. De centrale registratie van capaciteit, inclusief achtergrondinformatie over contactpersonen, faciliteiten en procedures verminderd verwarring en bespaart kostbare tijd die in een intensive care situatie zo noodzakelijk is voor tijdig verlenen van acute zorg.

Het beheer van de website kan binnen een zorginstelling gedelegeerd worden aan verschillende gebruikers. Hiermee kunnen afdelingsplanners zelfstandig capaciteit invoeren, waarmee de website ook echt actueel is.

De website voldoet aan alle gestelde eisen:

• Voorbereid op toekomstige uitbreidingen met andere zorg gerelateerde systemen.
• Gebaseerd op open source software: o.a. Java, Jboss en Hibernate.
• 7*24 uur beschikbaarheid.
• Snelle responsetijden door beperking van de omvang van belangrijke pagina’s.
• Intuïtief: de website is zonder handleiding eenvoudig te gebruiken.
• Draagvlak bij een meerderheid van de partijen in de zorg.
• Decentraal gebruikersbeheer waarbij ieder ziekenhuis eenvoudig haar eigen gegevens kan beheren.
• De applicatie is voorzien van volledige tracking en tracing waardoor iedere mutatie in het systeem tot een unieke gebruiker en tijdstip is terug te leiden.

Finalist heeft de website binnen vooraf afgesproken budget en tijd opgeleverd. Dit ondanks de complexiteit van de functionaliteit en de techniek en het grote aantal betrokken partijen bij het project. “Binnen één maand maakt 85% van de Nederlandse ziekenhuizen gebruik van de site en de rest zal snel volgen” aldus NICTIZ-directeur Gert-Jan van Boven.